Organisaties zien zichzelf vaak als een lerende organisatie waarin leren van fouten wordt gestimuleerd. Fouten kunnen zorgen voor een leerproces omdat, hoewel ze negatief zijn, fouten vooral ook informatief zijn. De informatie uit gemaakte fouten geeft mensen op alle niveaus in de organisatie feedback om te kunnen verbeteren of te veranderen. Toch blijkt vaak dat de ruimte die medewerkers krijgen om te leren en de zichtbaarheid van de lerende factor binnen een organisatie vaak achterblijven. En daardoor ook de gerealiseerde verbeteringen. In deze blog ga ik in op hoe het maken van fouten kansen kan bieden voor niet alleen individuen maar ook voor organisaties, om het leren daadwerkelijk te laten ontstaan en verandering te starten.
Harde en zachte elementen in organisaties
Om tot een zo goed mogelijk proces van leren te komen zijn harde en zachte elementen beide belangrijk. Harde elementen bestaan onder meer uit structuren, processen en IT. Zachte elementen gaan bijvoorbeeld over gedrag, cultuur en psychologische veiligheid. Minder aandacht voor één van deze elementen werkt het leerproces in een organisatie tegen, maar maakt het leerproces niet per definitie onmogelijk. In deze blog richt ik me met name op het belang van een goede inrichting en zichtbaarheid van (werk)processen om tot een proces van leren te kunnen komen. Het leerproces begint met het identificeren van een fout. Fouten blijven in de dagelijkse werkzaamheden van een organisatie vaak onopgemerkt. Het identificeren van een fout is van belang, omdat veel fouten over het hoofd worden gezien. De werkcontext speelt bij het niet of nauwelijks identificeren van fouten een belangrijke rol. Eén of meerdere van onderstaande situaties in de organisatie zijn dan vaak van toepassing:
- Er is weinig feedback van leidinggevenden en collega’s (mensen werken zelfstandig of op afstand).
- Kwaliteitscontroles die product afwijkingen signaleren zijn niet ingesteld op de veranderende vraag van de klant.
- Reflectiemethoden zoals nabesprekingen ontbreken.
- Rapportages worden niet verwerkt en zijn niet inzichtelijk voor collega’s binnen een procesketen.
Organisaties kunnen leren effectief stimuleren door foutervaringen van mensen in structuren, processen en strategieën van de organisatie te integreren.
Geef richting, ruimte en zichtbaarheid
Richting
Uitwisseling van fout gerelateerde ervaringen binnen een organisatie is van groot belang om tot leren te komen. Het is belangrijk dat individuen leren als vertegenwoordigers van hun organisatie. Het management heeft zelf de sleutel in handen om te sturen op de visie van leren binnen de organisatie. Door organisationeel leren in (werk)processen in te bedden wordt deze visie onderdeel van de organisatie. Leren van fouten in organisaties kan bijvoorbeeld worden gezien als een strategisch doel van HR-ontwikkeling. In de evaluatie van een medewerker kan bijvoorbeeld de hoeveelheid bijgewoonde intervisies en groepsreflecties worden meegenomen. Hiermee straal je als organisatie naar je medewerkers uit dat je organisationeel leren belangrijk vindt.
Ruimte
Helaas zie je in de praktijk vaak dat leerprocessen maar minimaal opgenomen zijn in de (werk)processen. De veranderende vraag van de klant zorgt vaak dat managers constant moeten zoeken naar een balans tussen enerzijds prestaties van mensen en anderzijds de ruimte die ze geven aan mensen om fouten te maken en hiervan te kunnen leren. Veranderingen vinden meestal niet plaats zonder fouten die mensen maken. Alleen focus op de prestatie zal op de lange termijn niet bijdragen aan een lerende organisatie.
Zichtbaarheid
Het zichtbaar maken van fouten in (werk)processen in de procesketen naar alle mensen in organisatie, is van essentieel belang om mensen in de organisatie uit te nodigen om te leren. Zichtbaarheid van fouten in (werk)processen is enerzijds van belang om ervaringen met fouten te delen om op die manier het leren in alle lagen van de organisatie te stimuleren. Anderzijds laat zichtbaarheid van gemaakte fouten de visie van de organisatie zien, waarin het kwetsbaar opstellen bij het maken van fouten wordt aangemoedigd. Hiermee worden juist meer zachte elementen in de organisaties geactiveerd, die bijvoorbeeld psychologische veiligheid en het gedrag van mensen positief beïnvloeden.
Tips om te kunnen leren
Zichtbaarheid van gemaakte fouten binnen (werk)processen is afhankelijk van het type organisatie. Medewerkers van een ziekenhuis met bijvoorbeeld een hoge mate van professionele autonomie hebben hierin een andere benadering nodig dan assemblagemedewerkers die werken in een textielfabriek. De volgende lijst bevat een aantal tips om leren binnen de procesketen te stimuleren door zichtbaarheid in (werk)processen te creëren.
- Meeloop(stages) met collega’s binnen een ander proces in de keten (leren van elkaar).
- Reflectiemethoden zoals nabesprekingen invoeren en opnemen in HR-strategie.
- Rapportages openbaar maken voor (gehele) procesketen.
- Storytelling (verhalen vertellen over bijvoorbeeld taboes, een gebruikte methoden bij functies met een hoge mate van professionele autonomie).
Meer informatie
Wil je meer weten over de aanpak van Bvolve bij veranderingen en het verbeteren van processen? Kijk dan naar de informatie over changemanagement en procesmanagement op onze website. Heb je vragen over wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op.
