Dulon College

De opdracht

Leven Lang Ontwikkelen (LLO) is een initiatief dat de overheid verplicht stelt aan MBO instellingen en dat in de kwaliteitsagenda is opgenomen. LLO richt zich op het aanbieden van passend onderwijs aan starters, herstarters en doorstarters. Door goede relaties met het regionale bedrijfsleven en samenwerking met lokale overheid wordt dit mogelijk gemaakt.

De directie van het Dulon College heeft samen met de afdelingen Zorg & Welzijn een visie en strategie gevormd met betrekking tot de veranderopgave LLO. Het ontbrak echter aan de concrete vertaling van strategie naar executie. De toename in aantallen en diversiteit van aanvragen vanuit leerwerkbedrijven vragen om een nieuwe, heldere aanpak.

Om dit concreet te maken is Bvolve gevraagd om een nieuwe werkwijze te ontwerpen. Concreet is het ontwerp gericht op de processen vanaf het moment dat een aanvraag vanuit een leerbedrijf of een individu binnenkomt tot het moment dat een ontwikkeltraject start voor een student.

Het nieuwe gestroomlijnde proces voor LLO kent vijf kernresultaten of vernieuwingen.

1. Een splitsing tussen beleid en uitvoering

2. Alle aanvragen komen binnen bij één loket

3. Het proces verloopt in één keer goed

4. De volgende stap wordt pas gezet wanneer de student gereed is

5. Er is sprake van gepersonaliseerd leren


De uitvoering

Uitgangspunt bij een aanpak van Bvolve is dat zij samen met betrokkenen aan een oplossing werkt. Op die manier benut Bvolve maximaal de bestaande kennis en is geborgd dat de uitkomst draagvlak heeft bij de betrokkenen. Bovendien ervaren interne medewerkers onze aanpak en kunnen zij elementen daarvan in het vervolg zelf toepassen in vergelijkbare situaties.

Voor de vraag van Dulon heeft Bvolve een aantal workshops georganiseerd voor docenten, teamleiders en stafmedewerkers. Concreet is een projectgroep met vaste deelnemers opgesteld. Op deze manier werd gestructureerd en doordacht vanuit de huidige werkwijze naar een oplossing toegewerkt.  Belangrijke elementen in de uitkomst waren het definiëren van taken, rollen en verantwoordelijkheden en het opstellen van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Tevens zijn Direct Bruikbare Verbeteringen geformuleerd en is een klankbordgroep georganiseerd ter voorbereiding op de implementatie van de nieuwe werkwijze. Deze elementen dragen gezamenlijk bij aan het ontwerp van een nieuwe LLO werkwijze dat collectief gedragen wordt door het onderwijspersoneel.

Naast een procesontwerp, is het traject tevens als cultuurinterventie te bezien. Steeds is bewust gekozen voor werkvormen waarbij het resultaat van de workshops voorop stond en die tegelijkertijd verbinding en samenwerking van de projectgroep stimuleren. Werkvormen die verrassen en net buiten de comfortzone van dagelijks gedrag vallen, werken daarbij goed. Denk aan energizers waarbij je (figuurlijk) iets van jezelf laat zien, verhalen vertellen of aan de hand van bouwblokken een ontwerp maken.

Een belangrijk uitgangspunt bij het inrichten van de nieuwe werkwijze was de focus op inrichting van het proces voor regulier type aanvragen van leerwerkbedrijven. Incidentele aanvragen zijn buiten beschouwing gelaten. Binnen de scope viel het uitwerken van de processen op werkprocesniveau, inzicht bieden in de rollen en verantwoordelijkheden in het proces en betrokken systemen in kaart brengen.

1. Analyse van de huidige situatie

In de eerste workshop heeft de directeur van het Dulon college toegelicht wat zij verwacht van het nieuwe proces en welke randvoorwaarden zij heeft. We hoeven ons niet de vraag te stellen waarom we hier op aarde zijn, maar wel vragen met betrekking tot het ‘wat’ en het ‘hoe’ ervan. Daarna hebben de deelnemers met elkaar hun huidige werkwijze op het gebied van LLO gedeeld. Door vervolgens in te zoomen op ieders ergernissen, naar elkaars verhalen te luisteren en met een LEAN bril naar de huidige activiteiten te kijken, ontstond een gezamenlijke visie over welke oplossingen nodig waren. Om tot een gezamenlijk vocabulaire en groepsbinding te komen, is deze eerste fase afgerond met een sessie storytelling, waar in subgroepen ervaringen zijn uitgewisseld van hoe het wèl moet. Het narratief van Dulon als opleider van de regio is hier een illustratief voorbeeld van.

1. analyse van de huidige situatie

2. Realistisch ontwerpen

In de tweede workshop zijn we gestart met een globale nieuwe werkwijze op basis van de inzichten uit de eerste workshop. Vervolgens hebben een drietal groepen, bestaand uit deelnemers van verschillende afdelingen, het globale proces in drie rondes aangevuld en verfijnd tot een toekomstig proces dat voldoet aan de opdracht en de wensen. Tevens zijn richtlijnen geïdentificeerd waar rekening mee gehouden moest worden bij het ontwerpen van de nieuwe werkwijze. Ook zijn vijf vernieuwingen ten opzichte van de huidige situatie geconcretiseerd.  

In een aansluitende, aparte sessie hebben we met leidinggevenden bepaald waar in het proces en op welke resultaten gestuurd gaat worden om te borgen dat de werkwijze gemonitord en continu verbeterd kan worden.

2. realistisch ontwerpen

3. Doordacht doen

In de derde workshop is de vertaling gemaakt naar de implementatie: Welke veranderingen in het toekomstig proces zijn nu al toe te passen in de praktijk? De deelnemers hebben in tweetallen voorstellen uitgewerkt op een poster en aan elkaar gepitcht. Vervolgens zijn de voorstellen op een aantal criteria beoordeeld en daarmee bepaald welke concreet te realiseren.

Daarnaast hebben betrokkenen van binnen en buiten de afdelingen Zorg en Welzijn kennisgemaakt met het toekomstig proces door het te ervaren in een rollenspel. Op deze manier kunnen de vernieuwingen ervaren worden en komen open eindjes en pijnpunten naar boven die belangrijk zijn om te beantwoorden voor de implementatie.

 

De uitkomst

Belangrijkste uitkomst is dat betrokkenen van de afdelingen Zorg en Welzijn gezamenlijk scherp hebben hoe zij LLO in willen vullen en wat daarbij van een ieder verwacht wordt. En zij hebben handvatten met welke stappen te beginnen om daar te komen. Daarnaast is Dulon nu zelfstandig in staat de nieuwe LLO werkwijze eigenhandig bij te sturen en verder te ontwikkelen. Het nieuwe procesontwerp geeft daarnaast inzicht in de aan te schaffen materialen. Tenslotte is Dulon in staat om het LLO traject over meerdere afdelingen heen in te richten.  De vijf vernieuwingen illustreren de uitkomst van het traject.

 

Klantquote

“We hebben de resultaten behaald en als bijvangst bereikt dat er verbinding en samenwerking is over teams heen”

Femmy Rave, directeur Dulon College