Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu

Wat hebben we gedaan?
Bvolve heeft het RIVM ondersteund in drie fases: 1. Initiatie & Acceleratie, 2. Uitrollen, 3. Consolidatie & Verbetercyclus.

Wat was de vraag?
Het RIVM had een nieuw informatiesysteem (RIVM-Doc) dat geïmplementeerd moest worden. Dit was een bijzonder complexe verandering om de volgende redenen:
• Organisatie: Het RIVM is georganiseerd via verschillende losse entiteiten die relatief autonoom zijn. Toch moeten al deze entiteiten hetzelfde systeem gaan gebruiken.
• IT-systemen: Er werd gebruikt gemaakt van veel verschillende informatiesystemen, waarvan een groot deel aanzien verouderd was.
• Ambitie: De implementatie van RIVM-Doc moest aan verschillende behoeften voldoen. Zo moest het aansluiten bij het dossiergericht werken, bijdragen aan de ontwikkeling van de digitale werkplek en moest het voldoen aan de eisen van de Archiefwet.

1. Initiatie & Acceleratie

Omdat het RIVM in relatief veel losse entiteiten is georganiseerd, vond de implementatie per entiteit plaats. Dit betekent dat we bij elke afdeling telkens begonnen met een presentatie van RIVM-Doc en enkele korte pilots. Op basis van de feedback pasten we het platform aan naar de wensen van de afdeling.

2. Uitrollen

Vervolgens rolden we het systeem uit over de gehele afdeling. Dit betekent een migratie van aanwezige bestanden naar RIVM-Doc en een uitgebreide reeks werksessies, gebruikersbijeenkomsten en trainingen.

3. Consolidatie & Verbetercyclus

Tijdens dit proces hielden we voortdurend evaluaties om tijdig bij te kunnen sturen. Dit is cruciaal om het draagvlak te behouden en de implementatie daadwerkelijk te laten slagen.

Wat was de uitkomst?
Bvolve heeft de start van de implementatie van RIVM-Doc op gang gebracht. Dit betekent dat 500 werknemers het platform gebruikten en dat er een implementatieplan was opgesteld om het platform in de gehele organisatie te implementeren.